Para garantir a emissão de certificados, é necessário registrar as atividades (curso, evento, prestação de serviço, projetos e etc) promovidas por docentes, discentes e técnicos da UFRB, no mínimo, dez dias antes do seu início, na Pró-Reitoria de Extensão da Universidade.

Cabe aos coordenadores das atividades, seguir os trâmites para registro e certificação previstos na Resolução Nº 38/2017, no módulo de extensão no Sistema de Gestão das Atividades Acadêmicas (SIGAA)

Todo o processo de registro, apresentação de relatórios e certificação das atividades de extensão deve ser realizado por meio do SIGAA. Para certificação das atividades, cabe à coordenação, após o registro e a execução, cadastrar o relatório final no Sistema. 

Os certificados serão disponibilizados no ambiente do SIGAA, após avaliação e validação do relatório final. A avaliação é feita pelo Centro de Ensino ou pelo Núcleo de Gestão de Documentacao da Proext, a depender da situação do registro. A validação é sempre feita pela Proext.