Contratações de TIC
Consulte a regulamentação do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) do Governo Federal e siga o fluxo obrigatório de contratação de soluções de TIC da UFRB, estruturado conforme a IN SGD/ME nº 94/2022 (fluxo de contratação) e a IN SGD/MGI nº 6/2023, alterada pela IN SGD/MGI nº 86/2025 (análise de alçadas da SGD/MGI).
Marco Regulatório Federal (SISP)
Como órgão integrante do SISP, a UFRB deve instruir obrigatoriamente seus processos de contratação de soluções de TIC seguindo o rito da IN SGD/ME nº 94/2022, no âmbito da Lei nº 14.133/2021. Esse rito garante o alinhamento estratégico ao PDTIC, a economicidade e a segurança das aquisições. O planejamento anual das contratações é estruturado no Plano de Contratações Anual (PCA), instituído pelo Decreto nº 10.947/2022 e operacionalizado no sistema PGC.
Separadamente, contratações sujeitas a análise de alçada — definidas pelos critérios da IN SGD/MGI nº 6/2023, com parâmetros atualizados pela IN SGD/MGI nº 86/2025 — exigem aprovação técnica prévia da Secretaria de Governo Digital (SGD/MGI) antes da fase de seleção do fornecedor.
Da necessidade à contratação: a cadeia completa
Antes do fluxo de contratação existe a cadeia de planejamento institucional. Tudo começa no Inventário de Necessidades de TI — artefato da elaboração do PDTIC (Guia de PDTIC do SISP) em que a COTEC levanta e consolida as demandas de TIC de todas as áreas da UFRB, com priorização aprovada pela alta administração. As necessidades priorizadas viram ações do PDTIC; a ação, por sua vez, é o que a unidade referencia no DFD; e o DFD aprovado gera o item do PCA que autoriza a contratação.
O Inventário é consolidado na elaboração e nas revisões do PDTIC — não a cada contratação. Demandas surgidas fora desse ciclo devem ser tratadas pela inclusão justificada no PCA e, se recorrentes ou estruturantes, incorporadas ao Inventário na próxima revisão do plano. Consulte o PDTIC da UFRB e o Guia de PDTIC do SISP (SGD/MGI).
Qual a diferença entre o Inventário de Necessidades do PDTIC e os DFDs anuais?
Granularidade e horizonte diferentes. O Inventário de Necessidades — artefato da elaboração do PDTIC — captura necessidades em nível estratégico e aproximado, com prioridade e prazo estimado, mas sem objeto de contrato definido ("renovar a infraestrutura de rede", "ampliar o armazenamento"). Seu horizonte é o do PDTIC (3 a 4 anos), porque direção estratégica muda devagar.
O DFD é a materialização contratual de um recorte dessas ações: objeto específico, valor estimado, vigência e responsável. Ele existe a cada ano porque a Lei nº 14.133/2021 (art. 12, VII) exige planejamento anual das contratações e porque a execução orçamentária é anual — um contrato plurianual ainda nasce de um processo aberto num exercício específico, com dotação verificada.
Eles se conectam, não se duplicam: uma mesma ação do PDTIC pode gerar vários DFDs ao longo dos anos (a ação "renovar a rede 2025–2027" vira um DFD por etapa). Quando a COTEC colhe os DFDs para o PCA, ela confere cada um contra as ações do PDTIC: DFD sem ação correspondente volta à unidade ou, se a necessidade for estruturante, gera revisão do plano. Necessidade surgida no meio do caminho entra pela inclusão justificada no PCA e, se recorrente, é incorporada ao Inventário na revisão seguinte.
Fluxo Oficial de Contratação de TIC
Fase 1: Planejamento Anual — PCA no sistema PGC
Etapa 1As contratações de TIC devem estar previstas no Plano de Contratações Anual (PCA) da UFRB, elaborado no sistema PGC conforme o Decreto nº 10.947/2022. O PCA é consolidado anualmente a partir dos DFDs das unidades (ver Etapa 2) e deve guardar coerência com as ações do PDTIC vigente — que, por sua vez, nasceu do Inventário de Necessidades de TI (ver a cadeia acima).
As áreas requisitantes enviam ao agente de contratação as demandas previstas para o exercício seguinte, com estimativas e justificativas.
Consolidação e elaboração do plano anual de contratações, com priorização das demandas recebidas.
Aprovação do PCA do exercício seguinte pela autoridade competente e disponibilização no PNCP.
Itens não previstos podem ser incluídos no PCA mediante justificativa e aprovação da autoridade competente — converse com a COTEC antes de formalizar.
Demandas surgidas fora desse calendário não ficam bloqueadas até o ano seguinte: podem ser incluídas no PCA em execução mediante justificativa e aprovação da autoridade competente — procure a COTEC para orientar esse caminho.
Fase 2: Formalização da Demanda (DFD)
Etapa 2A unidade requisitante formaliza a necessidade por meio do Documento de Formalização da Demanda (DFD), previsto na IN SGD/ME nº 94/2022. O DFD é preenchido diretamente no sistema PGC (Compras.gov.br) — não há modelo próprio da UFRB: o instrumento oficial é o do Governo Federal e, uma vez aprovado, é o DFD que gera o item do PCA. Para demandas de TIC, o DFD deve registrar, no mínimo:
- Descrição clara da necessidade e do problema a resolver
- Vínculo com a ação do PDTIC à qual a demanda se relaciona
- Benefícios esperados e público beneficiado
- Estimativa preliminar do valor e do prazo da contratação
- Indicador de desempenho que justifique a contratação
- Responsável pela demanda e sua unidade
Atenção: sem o vínculo explícito com o PDTIC, a COTEC devolve o processo para complementação antes de prosseguir.
Depois de cadastrar o DFD, comunique a COTEC: envie uma cópia do DFD registrado no PGC solicitando a indicação do Integrante Técnico que apoiará a elaboração dos artefatos. Faça isso antes de registrar a requisição de compra no SIPAC — na UFRB, a requisição já exige o ETP anexado.
Fase 3: Equipe de Planejamento da Contratação
Etapa 3Recebido o DFD, a autoridade competente designa formalmente a Equipe de Planejamento da Contratação, composta obrigatoriamente por Integrante Técnico da COTEC, Integrante Requisitante da unidade demandante e Integrante Administrativo da área de licitações, conforme exige a IN SGD/ME nº 94/2022. A designação é feita por portaria e antecede qualquer estudo técnico. Na UFRB, a indicação do Integrante Técnico da COTEC decorre da comunicação da unidade com a cópia do DFD (etapa anterior).
Fase 4: ETP, Termo de Referência e Análise de Riscos
Etapa 4A Equipe de Planejamento elabora conjuntamente três artefatos indispensáveis: o Estudo Técnico Preliminar (ETP), elaborado no ETP Digital conforme a IN SEGES/ME nº 58/2022; o Termo de Referência (TR), no TR Digital conforme a IN SEGES/ME nº 81/2022; e o Mapa de Gerenciamento de Riscos da contratação.
Dependendo do objeto, aplicam-se também as portarias setoriais da SGD/MGI que estabelecem requisitos mínimos a observar no ETP e no TR — entre elas as que tratam de software e serviços em nuvem, de métricas de software, de estações de trabalho e de infraestrutura e atendimento ao usuário (consulte a relação na seção "Legislação SISP Vigente").
Na UFRB: com o ETP elaborado, a unidade cadastra a requisição de compra no SIPAC já com o ETP anexado — e é essa requisição que dá origem ao processo formal, aberto pelo setor de compras.
Fase 5: Pesquisa de Preços
Etapa 5A estimativa de valor da contratação deve ser apurada por pesquisa de preços conduzida conforme a IN SEGES/ME nº 65/2021, com preferência pelo uso de bases de notas fiscais e preços praticados pelo setor público (Painel de Preços, bancos de preços oficiais), complementadas por outros meios admitidos pela norma quando necessário. A memória de cálculo integra o processo e fundamenta o valor estimado do edital.
Fase 6: Parecer Técnico COTEC e Análise de Alçada
Etapa 6O processo é submetido à COTEC para emissão de parecer de alinhamento técnico institucional (enquadramento como solução de TIC, aderência ao PDTIC e às normas do SISP). Em seguida, verifica-se se a contratação se enquadra nos critérios de análise de alçada da SGD/MGI.
Quando a demanda precisa da aprovação prévia da SGD/MGI
Conforme a IN SGD/MGI nº 6/2023, com parâmetros atualizados pela IN SGD/MGI nº 86/2025, a análise de alçada é disparada por critérios como:
- Contratações classificadas como de alta relevância ou de valor elevado, conforme os limites definidos na norma vigente
- Prazos de vigência superiores aos patamares estabelecidos na norma
- Contratações de serviços em nuvem e outras hipóteses específicas previstas na norma
- Formação de atas de registro de preços sujeitas aos mesmos critérios
Os valores e parâmetros vigentes devem ser verificados no texto consolidado das normas (links na seção "Legislação SISP Vigente"). Em caso de dúvida sobre o enquadramento, consulte a COTEC antes de instruir o processo.
Fase 7: Parecer Jurídico e Fase Externa (SIPAC / PROAD / PNCP)
Etapa 7O processo formal — aberto pelo setor de compras a partir da requisição de compra registrada pela unidade no SIPAC — tramita com os artefatos de planejamento e os pareceres técnicos anexados e é encaminhado à Procuradoria Jurídica para emissão de parecer legal. Aprovado, a Coordenadoria de Licitações da PROAD conduz a fase externa: seleção do fornecedor (pregão eletrônico, dispensa eletrônica ou outra modalidade aplicável) com publicação do edital e dos atos no PNCP e no Compras.gov.br.
Fase 8: Gestão e Fiscalização do Contrato
Etapa 8Assinado o contrato, inicia-se a fase de gestão e fiscalização, conduzida por gestor e fiscal designados conforme o Decreto nº 11.246/2022. As regras de fiscalização, sanções, recebimento provisório/definitivo, pagamentos, prorrogações e avaliação de resultados devem ter sido previstas já no Termo de Referência — a IN SGD/ME nº 94/2022 exige que o planejamento contemple todo o ciclo de vida da solução, até a transição para nova contratação ou descontinuidade.
Como este fluxo ocorre na UFRB
Na UFRB, o procedimento do SISP começa antes da requisição: a unidade elabora o DFD no sistema PGC (Compras.gov.br) — com vínculo à ação correspondente do PDTIC — e comunica a COTEC enviando uma cópia do DFD, para solicitar a indicação do Integrante Técnico que apoiará a elaboração dos artefatos. Com esse apoio, a unidade elabora o ETP e cadastra a requisição de compra no SIPAC já com o ETP anexado; o setor de compras, então, abre o processo formal. A COTEC integra a Equipe de Planejamento da Contratação e assessora a elaboração do ETP, do Termo de Referência e do Mapa de Riscos, garantindo o enquadramento correto dos itens como bens e serviços de TIC e a observância das portarias setoriais da SGD/MGI.
Após a emissão do parecer técnico da COTEC e, quando aplicável, da análise de alçada da SGD/MGI, o processo tramita pela Procuradoria Jurídica e pela Coordenadoria de Licitações da PROAD, responsáveis pelo parecer legal e pela condução da fase externa com publicação no PNCP.
Em qualquer fase, a unidade requisitante pode contar com o apoio da COTEC para dúvidas sobre enquadramento de itens, planejamento e instrução do processo.
Checklist da Demanda
Antes de protocolar o processo na mesa virtual, confira se todos os artefatos abaixo estão presentes e assinados. A ordem acompanha o fluxo oficial:
- Demanda prevista (ou incluída justificadamente) no PCA/PGC
- DFD elaborado no PGC (Compras.gov.br), com vínculo ao PDTIC
- COTEC comunicada com cópia do DFD (indicação do Integrante Técnico)
- Portaria de designação da Equipe de Planejamento
- ETP aprovado no ETP Digital
- Requisição de compra cadastrada no SIPAC, com o ETP anexado
- Termo de Referência no TR Digital
- Mapa de Gerenciamento de Riscos
- Pesquisa de preços com memória de cálculo (IN 65/2021)
- Parecer técnico da COTEC
- Análise de alçada da SGD/MGI (quando aplicável)
- Parecer jurídico
- Edital publicado no PNCP/Compras.gov.br
- Gestor e fiscal designados para o contrato
Ferramentas de Apoio ao Procedimento
Para agilizar o planejamento das contratações de TIC, a COTEC disponibiliza um assistente virtual de apoio. Utilize a ferramenta abaixo como suporte na fase de definição da demanda — lembre-se de que o resultado gerado é um parecer indicativo de apoio e a classificação final dos itens deve sempre ser validada pela COTEC.
Enquadramento de Itens de TIC
Assistente NotebookLM que analisa a lista de materiais e serviços da sua demanda e indica se cada item é uma solução de Tecnologia da Informação — e, portanto, deve seguir o rito específico de contratação de TIC — ou se pode ser adquirido pelo rito normal de compras da instituição.
Abrir NotebookLM de Enquadramento